|
A SimplyPad.com száz magyar kisvállalkozást kérdezett meg, azt vizsgálva, hogy milyen online eszközöket használnak a működésük hatékonyabbá tételére. Kiderült, hogy a cégek többségénél van távmunkában dolgozó munkatárs.
A kisebb cégeknél jellemzőbb a rugalmas munkaidő beosztás, sok alkalmazott dolgozik időnként otthonról, vagy vonul ki az ügyfelek telephelyére. A távolról való munkavégzéshez ennek ellenére elég kevés helyen biztosítottak a feltételek.
Közös munka távolról
Az egyik alapvető elvárás, hogy a távmunkában dolgozó kollégák is könnyen hozzáférjenek a céges dokumentumokhoz. A magyar kisvállalkozások körében viszont az e-mail a leggyakoribb fájlmegosztási mód. Kevesen használnak ennél kifinomultabb megoldást. A levélben továbbküldözgetett fájlokat később nehéz megtalálni, és a kollégáktól visszaérkező javított változatokat elég sok idő véglegesíteni.
Ehhez képest ma már a kisebb cégek számára is elérhetők olyan csoportmunka megoldások, amelyek lehetővé teszik a dokumentumok rendszerezett tárolását a weben, és ugyanezen dokumentumoknak az online szerkesztését is. A Google Docs alkalmazással például egyszerre megoldható a fájlfeltöltés és az online szerkesztés is. Az alkalmazás legfontosabb előnyei:
- Megoszthatunk dokumentumokat bárkivel, sőt akár teljesen nyilvánossá is tehetünk egy fájlt a neten
- Bármilyen fájlt feltölthetünk egyetlen kattintással, ezeket mappákba rendszerezve tárolhatjuk, és akár mappákat is megoszthatunk egymással
- A dokumentumok tulajdonosa beállíthatja, hogy ki az, aki szerkesztheti, és ki az aki csak megnyithatja a dokumentumot
- Szerkesztés közben élőben látjuk a másik ember kurzorát és azt is, hogy épp mit gépel be
- Szerkesztés közben tudunk chatelni azokkal, akiknél szintén nyitva van a dokumentum
- A fájl tulajdonosa bármikor egyszerűen visszavonhatja a változtatásokat. Nagyon könnyen visszaállítható, akár hetekkel korábbi állapotára is a dokumentum.
A kommunikáció fontos. És drága is?
A távolról való eredményes munkavégzés egyik kulcsa a hatékon kommunikáció. Meglepő módon ehhez nem feltétlenül van szükség drága beruházásokra. Először is fontos, hogy a munkatársak tisztában legyenek egymás elérhetőségével. Ha nem egy helyen dolgozunk, akkor valószínűleg nagyobb e-mail forgalomra lehet számítani, ezért fontos a hatékony levelező kliens. Érdemes arra is figyelni, hogy a fontos projektek ne álljanak túl sokat levelekre várva.
A kritikus kérdésekről sokszor érdemesebb valamilyen instant üzenetküldő programmal, vagy akár telefonon egyeztetni. Mindezek a kommunikációs lehetőségek megtalálhatók a Gmail alkalmazásban, ahol levelezhetünk, csetelhetünk, vagy akár hang és videóbeszélgetést is folytathatunk a kollégákkal. Az ehhez hasonló VoIP megoldásokkal is sok pénzt meg lehet spórolni a telefonköltségekből.
Azok, akik a Gmailt a Google Apps csomagban veszik igénybe a céges webcímükről levelezhetnek (pl.
Az email cím védve van a spam botoktól, a megtekintéséhez a JavaScript bekapcsolása szükséges
), automatikusan látják a munkatársak elérhetőségét, és a főnök is megnyugodhat, hiszen maga kontrollálhatja a céges fiókok működését, ráadásul a webes felületen a cég logója jelenik meg.
Forrás: Vállakozói Negyed 2010.09.29 15:01:00 - SimplyPad.com www.vallalkozoinegyed.hu |
