|
Alapos előkészítő folyamatra van szükség a távmunka bevezetésekor humán erőforrás menedzsment oldalról. Cikkünkben a vezető fontosabb feladatait vesszük számon. Egy megfelelő rendszer és jól működő kommunikáció kialakításával ugyanis elérhetik a cégek, hogy a távmunkások is megbecsült dolgozónak érezzék magukat.
Munkakörök kialakítása, munkaköri leírások
 | Figyelik az otthoni munkát |
Döntő feltétel, hogy a távmunkát jól átgondolt szervezeti keretben az arra alkalmas vezetők irányítsák, szervezzék, illetve arra alkalmas és felkészült munkavállalók végezzék. Fontos eleme a távmunkahely kialakításának a "távmunkásítandó" munkakörök vizsgálata és a kapcsolódó feladatok (például a szakmai munkáról vagy annak néhány aspektusáról készített rendszeres havi kimutatás/jelentés a vezetőség részére vagy a szabadságolási terv osztályszintű elkészítése). Előfordulhat olyan eset, amikor a távmunkás munkaköre új elemekkel gazdagodik, például standard jelentéseket kell összeállítania saját tevékenységéről. Javasolt tehát a munkakörök tartalmának vizsgálata és szükség esetén újradefiniálása, valamint ezen folyamat eredményeként az aktuális munkaköri leírások elkészítése, amelyek szükség esetén a további távmunkások toborzás-kiválasztásához nélkülözhetetlenek. Távmunka-cikksorozat az mfor.hu-n Szerkesztőségünk cikksorozatot indított távmunka témában, amelyben a Magyar Távmunka Szövetség szakértői írnak a foglalkoztatási forma hazai alakulásáról, annak előnyeiről, hátrányairól, bevezetésének lehetőségeiről és a témát érintő egyéb kérdésekről. A cikkek oldalunkon nagyjából kétheti rendszerességgel jelennek meg, illetve az aktuális anyagokat hírlevelünkben (melyre itt jelentkezhet) is olvashatják. A munkavállalók végezhetnek ugyanis olyan feladatokat, amelyek csoport- vagy osztályszintűek voltak, és nem tartoztak szorosan a saját szakmai munkájukhoz. Oktatás, tréning Távmunka-cikksorozat az mfor.hu-n ____________________ Az mfor szerkesztősége cikksorozatot indított távmunka témában, amelyben a Magyar Távmunka Szövetség szakértői írnak a foglalkoztatási forma hazai alakulásáról, annak előnyeiről, hátrányairól, bevezetésének lehetőségeiről és a témát érintő egyéb kérdésekről. A cikkek oldalunkon nagyjából kétheti rendszerességgel jelennek meg, illetve az aktuális anyagokat hírlevelünkben is olvashatják. |
Mind a vezetőket, mind pedig a majdan távmunkában dolgozó munkavállalókat fel kell készíteni a megváltozott munkafeladatok ellátására. Emellett a távmunkásokra javasolt speciális oktatási módszertant kell kidolgozni. Ez a program a személyes konzultációk valamint a távoktatás kombinációjaként jelenhet meg. A személyes konzultációk nem pusztán a tananyag átadására szolgálhatnak, hanem csökkenthetik a távmunkások izolációját, és erősíthetik a vállalathoz tartozás érzését. Javasolt továbbá egy mentori rendszer kialakítása, amely során gyakorlottabb kollégákat mentorként vonnak be a távmunkás foglalkoztatásba. A mentorok gyakorlati, szakmai segítséget nyújthatnak a kezdők számára, és adott ideig figyelemmel kísérhetik szakmai fejlődésüket. A mentorok számára pedig egy erre kialakított speciális anyagi jutalmazási rendszerrel lehet kompenzálni az erre fordított időt, hiszen ez idő alatt az ő teljesítményük kiesik. A vezetők részéről problémaként szokott felmerülni, hogy félnek önállóságot adni beosztottaiknak, különösen, ha azok távmunkában dolgoznak. Hatékony vállalati kommunikációs programmal, tréningekkel lehet változtatni azon a vezetői tévhiten, miszerint a távol dolgozó munkatárs kevésbé teljesít, mint a szem előtt lévő. A tréning segítségével ugyanolyan értékű munkavállalóknak tekinthetik a távmunkás és nem távmunkás kollégákat, és kizárólag a teljesítmény alapján fogják értékelni őket. A távmunka bevezetése és alkalmazása során sok minden megváltozik a munkavégzés folyamatában. A módosult munkakörnyezet és az infokommunikációs környezetre való utaltság kiemelten szükségessé teheti, hogy a távmunkások megfelelő ismeretekkel rendelkezzenek. Javasolt egy olyan távoktatási csomag összeállítása is, amely egyebek között tartalmazza a munkafolyamatok és munkaköri feladatok ismertetését, a fontosabb szabályzatok bemutatását vagy a kommunikációs lehetőségek felsorolását. Emellett érdemes a tananyagokat olyan távoktatási anyag formájában elkészíteni, amely lehetőséget biztosít az interaktivitásra, a tantermi oktatással való kombinálásra valamint szintfelmérő tesztek végrehajtására. A tananyag tegye lehetővé a későbbi módosítások könnyű végrehajtását, az anyag bővítését. A tananyagokat rendszeres időközönként végezzék el a távmunkások. A tesztek eredményeinek rendszeres iértékelésével és a tendenciák meghatározásával lehetőség van a hiányos területek azonosítására, valamint az oktatási módszer finomhangolására. A szintfelmérő tesztek eredménye is képezzék a monitoring tevékenység részét, valamint ez része lehet az éves értékeléseknek is. Foglalkoztatási formák Miután a távmunkaprogram kialakítása a vállalat szervezeti felépítésének átszervezéséhez kapcsolódik, sokakban a változás bármilyen formája a bizonytalanság érzetét keltheti. Célszerű a vállalati kommunikációban pozitívan megfogalmazni és kihangsúlyozni a távmunka program célját, és megerősíteni a távmunkásokat arról, hogy ők is a vállalat megbecsült munkatársai. Javasolt egy távmunka-koordinátori pozíció kialakítása. Feladatai között szerepelhet a távmunkások rendszeres tájékoztatása. Hozzá futhatnak be a távmunkások kérdései, problémái, ő pedig továbbíthatja a megfelelő fórumok felé, és gondoskodhat arról, hogy a kérdésekre megérkezzenek a válaszok. Vállalati kommunikáció Erősíteni lehet a távmunkások egymás közti kommunikációját azáltal is, hogy belső intranetes oldalt (elektronikus faliújságot) alakítanak ki számukra. Továbbá javasolt egy elektronikus úton is elérhető "munkavállalói kézikönyv" kialakítása, ahol információkat találhatnak akár a költségek elszámolásáról, akár az idő-elszámolási rendszer használatáról. Célszerű lehet kialakítani egy anonim kérdőív rendszert, amelynek keretein belül a vezetők visszacsatolást kaphatnak a távmunkásoktól a munkavégzéssel, munkakörülményekkel kapcsolatos problémákról, igényekről, és nem utolsó sorban a távmunkások motivációjának szintjéről. Miután a távmunkások ezeket a kérdőíveket a vezetőik felé nyújtják be, kiemelten hangsúlyozzuk ezek anonimitásának szükségességét. Szükség lehet adott időközönként (2-3 hetente) rendszeres megbeszélések szervezésére, amely személyes fórum lehet a problémák megbeszélésére, ahol tájékoztatást kaphatnak a távmunkások a cég életének aktualitásairól. Teljesítményértékelés A távmunka esetében a munka értékelése nem a munkahelyen eltöltött idő, hanem valóban a teljesítmény függvénye kell legyen. Megfelelő elektronikus teljesítményértékelő rendszer segítségével mérhetővé válhat a dolgozók teljesítménye. Fontos kritérium azonban az, hogy a teljesítményértékelési rendszer mindenképpen konkrét, objektív és mérhető mutatókkal rendelkezzék. Célszerű a szubjektív elemeket kihagyni vagy lecsökkenteni a rendszerben, egyrészt, mert a személyes kapcsolat limitált a távmunkás és vezetője között, másrészt pedig így kiküszöbölhető a vezető pusztán szubjektív véleményre alapozott értékelése. Kompenzációs rendszer Célszerű lehet a távmunkához kapcsolódó juttatásokat egy cafeteria-rendszer keretén belül kompenzációs rendszerükbe beépíteni és kiterjeszteni az egész vállalatra. A flexibilis dolgozói juttatások (cafeteria-rendszerek) olyan javadalmazási rendszert képeznek, amely lehetővé teszi az alkalmazottak részére, hogy fizetésük és juttatásaik arányát maguk határozzák meg a rendelkezésükre álló választási lehetőségeken és költségkereten belül. Munkaidő, szabadság A távmunka esetében nélkülözhetetlen egy hatékony idő-elszámolási rendszer kialakítása. Az idő-elszámolási rendszerhez érdemes egy szabadság-nyilvántartási rendszert hozzákapcsolni. Célszerű a távmunkásoknak a szabadságigényüket vezetőjük számára elküldeni, aki (akár a távmunka-koordinátor segítségével) egy esetleges elérhetőségi illetve leterheltségi kimutatás alapján megfelelően szét tudja osztani a feladatokat a többi távmunkás között. Így nem fordulhat elő az, hogy annak küldi el a feladatot a vezető, aki szabadságon van, vagy már amúgy is elmaradt az addigi feladataival.
Forrás: Menedzsment Fórum - 2008. május 8 - Forgács Tamás Magyar Távmunka Szövetség www.mfor.hu |
