Jelentős költségeket takaríthatnak meg a vállalatok a távmunka alkalmazásával: amellett, hogy olcsóbbak lesznek az ingatlanköltségek, kisebb lesz a fluktuáció, így a hatékonyság is növekedhet. Természetesen a távmunka alkalmazásának vannak költségei is, a felmérések szerint azonban megéri a bevezetés mellett dönteni.

A távmunkahelyek létrehozása a munkaadónál tőkét szabadíthat fel az olcsóbbingatlanköltségek, a kisebb fluktuáció és a hatékonyság növelése által. A távmunka alkalmazásával a vállalatok tehát jelentős költségeket takaríthatnak meg, amelyeket fejlesztésekre fordíthatnak. A hatékonyabb szervezés és működés ezáltal elősegítheti a vállalat növekedését.

Egyszeri és folyamatos költségek

A távmunka bevezetésével kapcsolatos indikátorként egyszeri és folyamatos költségeket, valamint könnyen,nehezen vagy egyáltalán nem számszerűsíthető hasznokat lehet meghatározni. 

Egyszeri költséget jelent az információs és kommunikációs technológia kiépítése (hard- és szoftver), különböző személyi jellegű ráfordítások, mint a tervezés, elemzés és bevezetés bérköltsége, a személyzet toborzási és elbocsátási ráfordításai, illetve a beiskoláztatás, továbbképzés. Ide tartoznak még az üzembehelyezési és végrehajtási, illetve a hulladék és környezetvédelmi költségek is.

A folyamatos költségek elemei lehetnek az információs és kommunikációs technológia bérleti/lízing/licensz-díjai, a vállalt bér és egyéb személyi jellegű ráfordítások, beiskoláztatási, várakozási, ápolási és illeszkedési költségek, illetve az adatvédelemra, adatbiztonságra, telekommunikációra szánt összegek, anyagköltség, igénybe vett szolgáltatás költségei, felelősségi-, biztosítási díjak, havi átlagos/átalány kiadások, hotline üzemeltetése, ellenőrzési és koordinációs költségek (munkatervezés, folyamtirányítás).

A dolgozók és a munkaadók is hasznot húzhatnak belőle

A távmunka bevezetésével könnyen és nehezen számszerűsíthető hasznok keletkeznek. Az előzőek közé tartozhatnak az ingatlan és parkolóterület költségeinek csökkenése, a helyiségek költségeinek csökkenése (bérleti díjak, karbantartási költségek, takarítási és energiaköltségek), bér és egyéb személyi jellegű ráfordítások csökkenése, pótlékok csökkenése (túlóra, éjszakai, ünnepnapokon járó pótlékok), szociális juttatások csökkenése (étkeztetési, utazási költségek), a csökkent munkaképességűeknek fizetendő kiegyenlítési kiadások csökkenése, a fluktuáció csökkenése, a betanítás költségeinek elmaradása és az alacsonyabb betegség miatti hiányzás.

A nehezen számszerűsíthető hasznok közé soroljuk az olyan dolgozókkal összefüggő szempontokat, mint a magasan képzett alkalmazottak vállalat iránti hűségének, kötődésének javítása, a munkahelyi csúcsidőszakok megszűnése, a leterhelések kiegyenlítődése, az eltávolodott know-how kihasználása, azaz új potenciális alkalmazottak felkutatása, a városközpontok helyett a peremtelepülések előtérbe kerülése. Az információs és kommunikációs technológia jobb minőségéből is számtalan előnyhöz juthatnak a vállalatok.

Ezeken túl vannak különböző nem számszerűsíthető hasznok is. A dolgozókat érintik az olyan előnyök, mint hogy a "játszóterük" növelésével a felelősségük növekedhet, a munkahely attraktivitása javulhat, csökkenhet a hiányzások száma, rugalmasabbá válhat a szervezet.

Felmerülnek különböző belső, nehezen vagy egyáltalán nem számszerűsíthető költségek/kockázatok, mint a potenciális kommunikációs problémák, nehézkes menedzsment, a minőség-ellenőrzés kockázata, az alkalmazott hűségének elvesztésére vonatkozó, illetve a felelősségre vonatkozó kockázat. Az alkalmazottak spontán találkozása a távmunkások esetében szinte lehetetlen, felmerülhetnek ellentétek a csoportban.

A költségmegtakarítás is többféleképpen mérhető. A U.S. General Service Administration mint az Egyesül Államok egyik legnagyobb távmunkáltatója, az általuk 2006-ban vizsgált távmunkás vállalati mintán az alábbi cost-benefit elemzési eredmény jött ki:

A Corvinus Egyetemen működő CEMS (Community of European Management Schools) nemzetközi egyetem 2006-ban készített magyarországi viszonyokra adoptált tanulmányában szereplő esettanulmányok szerint ötven informatikust otthoni távmunkában foglalkoztató budapesti vállalat mintegy 10 százalékot tud megtakarítani az ingatlan és bérköltségeken a távmunkások után. Egy másik távmunka modellnél nyolcvan adatrögzítő alkalmazott távmunkaházban való foglalkoztatásával már 16 százalékos megtakarítást mutattak ki.

A tanulmányban vizsgált modelleknél a beruházási költség nagyon hamar megtérül (ROI – Return Of Investment) távmunka típustól függően 2-6 hónap alatt. Annak mértéke ugyanis relatíve alacsony a fenntartási költségekhez képest (például bérköltség, ingatlanköltség).

Új vezetési elvek kellenek

A távmunka bevezetése szinte minden cég esetében más célokat és feladatokat jelent, ennek megfelelően egy távmunkahely megvalósítási költsége cégenként, sőt munkakörönként eltérő lehet. A megbízható távmunkavégzéshez, és ezzel a vállalkozások eredményesebb működéséhez elengedhetetlen továbbá, hogy a vállalkozás új vezetési elveket dolgozzon ki. A hagyományos munkavégzésről távmunkavégzésre való áttérés megismertetése, elfogadtatása – azaz a változás – feszültségeket okozhat.

Ezek miatt kiemelten fontos, hogy a távmunka bevezetése előtt a vállalat alaposan mérje fel az adottságokat és lehetőségeket, és tervezze meg a bevezetés folyamatát, valamint azt az indikátorrendszert, amely alapján képes lesz mérni és nyomon követni a távmunka bevezetésének folyamatát, és időben észlelni azokat a helyzeteket, amikor be kell avatkozni.

Forrás: Menedzsment Fórum -  2008. március 11. Forgács Tamás - Magyar Távmunka Szövetség

www.mfor.hu